Соглашение о конфиденциальности с работником (сотрудником)

1. Что такое соглашение о конфиденциальности с работником

Соглашение о конфиденциальности с работником — это документ, по которому сотрудник обязуется не раскрывать определенные сведения, полученные в связи с выполнением трудовых обязанностей. Оно может быть отдельным документом, приложением к трудовому договору или частью трудового договора. На практике удобнее делать отдельное соглашение и ссылаться в нем на трудовой договор, должность, локальные акты работодателя и перечень сведений.

Правовая база начинается с Трудового кодекса РФ. Статья 57 ТК РФ позволяет включать в трудовой договор дополнительные условия, если они не ухудшают положение работника по сравнению с законом. Статья 9 ТК РФ прямо говорит, что условия договоров и соглашений, ограничивающие права работников или снижающие уровень гарантий, не подлежат применению. Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Для темы персональных данных важны статьи 86–90 ТК РФ.

Коммерческая тайна регулируется Федеральным законом № 98-ФЗ. В статье 3 раскрываются основные понятия, статья 5 перечисляет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, статья 10 говорит о мерах по охране конфиденциальности, статья 11 — об охране конфиденциальности информации в трудовых отношениях, статья 14 — об ответственности за нарушение закона.

Если речь идет о ноу-хау, применяются статьи 1465, 1470 и 1472 ГК РФ. Статья 1465 ГК РФ определяет секрет производства, статья 1470 ГК РФ устанавливает обязанность сохранять конфиденциальность секрета производства, а статья 1472 ГК РФ касается ответственности за нарушение исключительного права на секрет производства.

соглашение о конфиденциальности не делает любую информацию тайной автоматически. Работодатель должен доказать, что сведения действительно охранялись, имели ограниченный доступ и стали известны работнику по работе.

Важно не путать трудовое соглашение о конфиденциальности с документами между физическими лицами или между юридическими лицами. В гражданско-правовых отношениях стороны могут свободнее определять штрафы и условия ответственности. С работником так нельзя: действует ТК РФ, а он ограничивает возможность взысканий и требует соблюдать трудовые гарантии.

2. Когда соглашение нужно подписывать

Соглашение о конфиденциальности имеет смысл подписывать с теми работниками, которые реально получают доступ к важным сведениям. Это могут быть менеджеры по продажам, бухгалтеры, HR-специалисты, юристы, разработчики, маркетологи, руководители проектов, системные администраторы, логисты, закупщики, сотрудники службы поддержки, если они видят клиентские данные или внутренние базы.

Документ особенно нужен, если сотрудник работает с такими сведениями:

• клиентская база, история заказов, условия скидок;
• финансовые отчеты, управленческая отчетность, маржинальность;
• персональные данные работников, клиентов и представителей контрагентов;
• исходный код, техническая документация, рецептуры, алгоритмы;
• планы переговоров, коммерческие предложения, тендерные материалы.

Подписывать соглашение «со всеми подряд» можно, но только если текст остается разумным. Уборщик, курьер, бухгалтер и директор по развитию не имеют одинакового доступа к информации. Поэтому типовой документ лучше дополнять приложением по должности или группе должностей. Иначе в споре работник может сказать, что перечень был абстрактным, а работодатель не объяснил, какие именно сведения охраняются.

Плохая идея — писать, что тайной является «любая информация о работодателе». Такая фраза слишком широкая. Часть сведений может быть общедоступной, часть не имеет коммерческой ценности, часть вообще не может быть коммерческой тайной по статье 5 Закона № 98-ФЗ. Например, нельзя засекретить сведения о нарушениях законодательства, задолженности по заработной плате, условиях труда в установленных законом случаях или документы, которые закон требует раскрывать.

Если компания использует онлайн-конструктор документов, стоит проверить, предлагает ли он разделение по должностям. Хороший конструктор помогает создать документ под конкретную ситуацию, а не только вставляет универсальный шаблон. Но даже качественный онлайн-сервис не заменяет внутреннюю проверку: работодатель должен сам понимать, какие сведения он защищает.

3. Какие сведения можно включить в перечень конфиденциальной информации

Главная часть соглашения — перечень конфиденциальной информации. Именно здесь чаще всего появляются ошибки. Работодатель либо пишет слишком общо, либо включает в список все, что только приходит в голову. Оба подхода рискованны.

По статье 3 Закона № 98-ФЗ коммерческая тайна — это режим конфиденциальности информации, который позволяет ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке либо получить иную коммерческую выгоду. Информация должна быть неизвестна третьим лицам, к ней не должно быть свободного доступа на законном основании, а обладатель должен ввести режим коммерческой тайны.

В соглашении можно включить, например:

• сведения о клиентах, партнерах, поставщиках и условиях работы с ними;
• коммерческие предложения, скидки, бонусы, индивидуальные условия сделок;
• внутренние финансовые показатели, бюджеты, планы продаж;
• техническую документацию, исходный код, схемы, рецептуры;
• сведения о переговорах, закупках, тендерах, маркетинговых планах.

Для персональных данных лучше сделать отдельную оговорку. Работник может получать доступ к паспортным данным, адресам, телефонам, зарплатной информации, сведениям о детях, больничных, отпусках, банковских реквизитах. Такие сведения защищаются не только соглашением, но и Законом № 152-ФЗ. Статья 7 этого закона закрепляет конфиденциальность персональных данных, а статья 19 — обязанность принимать меры по обеспечению их безопасности.

Не нужно включать в перечень сведения, которые уже размещены на сайте компании, в открытых реестрах, в рекламе или публичной отчетности. Если информация стала общедоступной не из-за нарушения работника, требовать от него «сохранения тайны» в прежнем объеме будет сложно.

Хорошая техника — делать основной текст соглашения универсальным, а конкретный перечень сведений выносить в приложение. Тогда один типовой документ можно использовать в компании, но приложения будут отличаться для отдела продаж, бухгалтерии, IT, HR и руководителей. Такой образец проще поддерживать в актуальном состоянии.

4. Какие сведения нельзя объявить коммерческой тайной

Работодателю важно помнить о статье 5 Закона № 98-ФЗ. Она устанавливает перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Если включить такие сведения в соглашение, само условие может не сработать, а в споре суд оценит документ критически.

К коммерческой тайне, в частности, нельзя относить сведения:

• содержащиеся в учредительных документах юридического лица;
• содержащиеся в документах, дающих право заниматься предпринимательской деятельностью;
• о составе имущества государственных и муниципальных унитарных предприятий, государственных учреждений и об использовании ими бюджетных средств;
• о загрязнении окружающей среды, состоянии пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке и других факторах, влияющих на безопасность;
• о численности и составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, наличии свободных рабочих мест;
• о задолженности работодателя по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
• о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности.

Этот список в законе шире, поэтому при подготовке документа его нужно сверять полностью. Для статьи важно понять принцип: коммерческая тайна не может использоваться для сокрытия нарушений, опасных условий, долгов по зарплате и информации, которую закон требует раскрывать.

Также соглашение не должно запрещать работнику обращаться в суд, прокуратуру, государственную инспекцию труда, полицию, налоговый орган или иной компетентный орган. Такая оговорка должна быть прямо включена в текст. Работник вправе защищать свои права и сообщать о нарушениях закона. Работодатель может защищать коммерческую тайну, но не может закрыть работнику доступ к государственным механизмам защиты.

конфиденциальность не должна превращаться в запрет жаловаться на нарушение закона. Такое условие с высокой вероятностью не будет защищено судом.

Отдельно стоит быть осторожным с запретом обсуждать зарплату. Работодатель может защищать персональные данные других работников и внутренние зарплатные ведомости, но нельзя автоматически объявить незаконным любое обсуждение человеком собственного дохода, особенно если оно связано с защитой трудовых прав.

5. Как ввести режим коммерческой тайны, чтобы соглашение работало

Само соглашение с работником — только один элемент. Для коммерческой тайны нужны реальные меры, указанные в статье 10 Закона № 98-ФЗ. Если их нет, работодатель может столкнуться с проблемой: сотрудник подписал NDA, но режим коммерческой тайны фактически не был введен.

Статья 10 Закона № 98-ФЗ называет ключевые меры по охране конфиденциальности информации. Работодатель должен определить перечень информации, составляющей коммерческую тайну; ограничить доступ к ней; вести учет лиц, получивших доступ; урегулировать отношения с работниками и контрагентами; наносить на материальные носители гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя информации.

На практике это означает, что компании нужны:

• положение о коммерческой тайне;
• перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
• листы ознакомления работников;
• порядок доступа к CRM, папкам, базам, документам;
• правила маркировки документов и носителей.

Если сведения существуют только в электронном виде, нужно продумать цифровую маркировку и порядок доступа. Например, права в CRM, журнал входов, запрет выгрузки базы, ограничение пересылки файлов, использование корпоративной почты. Если компания разрешает удаленную работу, порядок доступа из дома должен быть описан отдельно.

Работник должен быть ознакомлен под подпись с локальными актами. Это связано со статьей 68 ТК РФ. Кроме того, если локальные акты принимаются уже после трудоустройства, работника также нужно с ними ознакомить. В электронном документообороте важно, чтобы способ подписания соответствовал требованиям закона и позволял доказать факт ознакомления.

Судебная практика в спорах о разглашении смотрит не только на текст соглашения, но и на фактический режим. Если клиентская база лежала в открытой папке без ограничений, документы не маркировались, перечня тайны не было, а доступ имели все сотрудники, работодателю будет трудно доказать, что сведения охранялись как коммерческая тайна.

6. Что написать в обязанностях работника

Раздел об обязанностях должен быть понятным и прикладным. Сотрудник должен видеть не абстрактный запрет «разглашать сведения», а конкретные правила поведения.

В соглашении можно указать, что работник обязан использовать конфиденциальную информацию только для исполнения трудовых обязанностей; не передавать ее третьим лицам без письменного разрешения работодателя; не копировать на личные устройства; не направлять на личную электронную почту; не размещать в облачных сервисах, не согласованных работодателем; не публиковать в интернете и мессенджерах; не использовать после увольнения.

Полезно отдельно прописать правила для бытовых ситуаций. Например, можно ли обсуждать проект с подрядчиком, можно ли переслать файл коллеге, можно ли распечатать документ, можно ли фотографировать экран, можно ли работать с клиентской базой с личного ноутбука. Чем понятнее правила, тем меньше споров.

В документе можно использовать такую формулировку:

«Работник обязуется принимать разумные меры к сохранению конфиденциальности информации, не оставлять документы и носители без присмотра, не передавать учетные данные другим лицам, не использовать чужие учетные записи, незамедлительно сообщать Работодателю об утрате документов, носителей, паролей или о подозрении на несанкционированный доступ».

Еще одна важная часть — действия после увольнения. Работник обязан вернуть документы, пропуска, носители, оборудование, удалить локальные копии, если они создавались, и прекратить использование доступов. Работодатель, со своей стороны, должен закрыть доступы в информационные системы. Если этого не сделать, потом сложнее спорить о том, кто именно вошел в базу.

Не стоит включать в соглашение запрет «сообщать кому-либо любые сведения о работодателе». Такая формулировка слишком широкая. Лучше писать о конкретных группах сведений и действиях, которые действительно создают риск.

7. Как определить срок действия обязанности о конфиденциальности

Срок действия соглашения — еще один практический вопрос. Обычно обязанность сохранять тайну действует во время работы и после увольнения. Но формулировка должна быть разумной.

Для коммерческой тайны удобно написать, что обязанность действует до момента утраты информацией конфиденциального характера, если иной срок не установлен законом, локальным актом или письменным решением работодателя. Это гибче, чем механически ставить «10 лет» или «бессрочно» для всех сведений.

Для отдельных видов информации можно установить конкретные сроки. Например, планы продаж могут быть чувствительными один-два года, стратегические переговоры — до завершения проекта, техническая документация и ноу-хау — пока сведения не стали общедоступными или пока сохраняют коммерческую ценность. Персональные данные нельзя раскрывать и после увольнения, если нет законного основания.

В соглашении желательно прямо указать, что прекращение трудового договора не освобождает работника от обязанности не раскрывать сведения, полученные во время работы. При этом работник не несет ответственность за раскрытие информации, которая стала общедоступной не по его вине либо была раскрыта самим работодателем.

Пример формулировки:

«Обязанность Работника сохранять конфиденциальность действует в период трудовых отношений и после их прекращения до утраты соответствующей информацией конфиденциального характера, если иной срок не установлен законодательством РФ, локальным нормативным актом Работодателя или письменным уведомлением Работодателя».

Такой текст можно включить и в типовой шаблон. Но для руководителей, разработчиков, коммерческих директоров и сотрудников, работающих с ноу-хау, лучше создать более подробное приложение с отдельными сроками по категориям сведений.

8. Какую ответственность можно предусмотреть законно

Раздел об ответственности нужно писать особенно аккуратно. В трудовых отношениях нельзя просто установить договорный штраф «за каждое нарушение». Трудовой кодекс РФ не предусматривает свободное взыскание штрафов с работника в пользу работодателя по соглашению сторон.

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по статьям 192 и 193 ТК РФ. Статья 192 ТК РФ предусматривает замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Статья 193 ТК РФ устанавливает процедуру: нужно запросить письменное объяснение, дать работнику два рабочих дня, при отказе составить акт, соблюдать сроки привлечения к ответственности.

Увольнение за разглашение возможно по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Это разглашение охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, включая разглашение персональных данных другого работника. Но такое увольнение требует сильной доказательной базы и строгого соблюдения процедуры.

Материальная ответственность регулируется главой 39 ТК РФ. По статье 241 ТК РФ работник обычно отвечает в пределах среднего месячного заработка. Полная материальная ответственность возможна только в случаях, предусмотренных законом. Для конфиденциальности важен пункт 7 части 1 статьи 243 ТК РФ: полная материальная ответственность возможна при разглашении сведений, составляющих охраняемую законом тайну, в случаях, предусмотренных федеральными законами.

При этом работодатель должен доказать прямой действительный ущерб, размер ущерба, противоправность поведения, вину работника и причинную связь. Эти подходы отражены в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 о применении законодательства о материальной ответственности работников. В частности, пункт 4 этого постановления указывает на обстоятельства, которые работодатель должен доказать.

В соглашении лучше писать так:

«За нарушение настоящего соглашения Работник несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в случаях и порядке, предусмотренных законодательством РФ».

Также можно упомянуть статью 13.14 КоАП РФ о разглашении информации с ограниченным доступом и статью 183 УК РФ о незаконном получении и разглашении сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну. Но не нужно пугать ими каждого работника без разбора: ответственность наступает только при наличии состава правонарушения или преступления.

штраф в соглашении с работником — слабое место. Для трудовых отношений безопаснее указывать не фиксированную сумму, а виды ответственности по закону.

9. Что говорит судебная практика

Ключевая судебная позиция для работодателя содержится в пункте 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». При споре об увольнении за разглашение охраняемой законом тайны работодатель обязан доказать три обстоятельства: сведения действительно относятся к охраняемой законом тайне; они стали известны работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей; работник обязался их не разглашать.

Эта позиция важна для любого соглашения о конфиденциальности. Она показывает, что суд не ограничится подписью работника. Работодатель должен подтвердить режим тайны, доступ именно этого сотрудника и факт принятия им обязанности.

Для дисциплинарных взысканий также важен общий подход из Постановления Пленума Верховного Суда РФ № 2. Суды проверяют не только факт проступка, но и соблюдение процедуры, сроки, тяжесть нарушения, обстоятельства совершения проступка и предшествующее поведение работника. Если работодатель поспешил с увольнением, не запросил объяснения или не доказал ущерб, решение может быть признано незаконным.

По материальной ответственности важен пункт 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52. Работодатель должен доказать наличие прямого действительного ущерба, противоправность поведения работника, вину, причинную связь и размер ущерба. Поэтому фраза в соглашении «работник возмещает все убытки в полном объеме» сама по себе не решает проблему.

В спорах о коммерческой тайне суды обычно обращают внимание на следующие вопросы:

• был ли утвержден перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
• был ли работник ознакомлен с ним под подпись;
• были ли ограничены доступы к сведениям;
• имели ли сведения коммерческую ценность;
• доказан ли факт передачи или использования информации третьими лицами.

Из этого следует простой вывод: соглашение должно быть не отдельной формальностью, а частью системы. Если работодатель хочет защитить клиентскую базу, нужно не только написать это в документе, но и показать, что база не была общедоступной, доступ к ней имели ограниченные сотрудники, выгрузки контролировались, а конкретный работник получил доступ по должности.

10. Как доказать нарушение и не испортить дело

Когда возникает подозрение на разглашение, работодатель часто действует эмоционально: блокирует доступы, требует объяснения, угрожает увольнением. Но для юридического результата нужна аккуратная процедура.

Сначала надо зафиксировать факт. Это могут быть логи CRM, сведения о выгрузке файлов, данные корпоративной почты, служебная записка руководителя, акт комиссии, скриншоты из корпоративных систем, отчет IT-специалиста, документы от клиента или контрагента. Если информация ушла через корпоративные каналы, доказать это проще. Если работодатель пытается использовать личную переписку работника, появляются риски нарушения тайны переписки и законодательства о персональных данных.

Затем нужно проверить, была ли информация действительно конфиденциальной. Для этого поднимаются положение о коммерческой тайне, перечень сведений, лист ознакомления, должностная инструкция, соглашение о конфиденциальности, документы о предоставлении доступа.

Если работодатель хочет применить дисциплинарное взыскание, нужно соблюдать статью 193 ТК РФ. У работника надо запросить письменное объяснение. Если он не представит объяснение в течение двух рабочих дней, составляется акт. Только после этого можно принимать решение о взыскании. При увольнении нужно особенно внимательно соблюдать сроки и формулировки приказа.

Если работодатель хочет взыскать ущерб, нужно посчитать именно прямой действительный ущерб. Упущенная выгода с работника по общему правилу не взыскивается, что следует из статьи 238 ТК РФ. Нельзя просто написать, что «клиентская база стоит 2 миллиона рублей», и ожидать автоматического взыскания. Нужны документы, расчет, причинная связь и доказательства вины.

В соглашении стоит заранее предусмотреть обязанность работника сообщать о потере носителя, случайной отправке письма не тому адресату, утрате телефона или подозрении на взлом аккаунта. Это не только дисциплинирует сотрудников, но и помогает быстрее снизить ущерб.

11. Можно ли использовать образец, шаблон или онлайн-конструктор

Использовать образец можно. Более того, для малого бизнеса это часто разумный первый шаг. Но образец должен быть российским, трудовым, а не переведенным иностранным NDA. Документ между юридическими лицами или между физическими лицами не подойдет без переработки, потому что трудовые отношения регулируются иначе.

Если вы хотите скачать шаблон, проверьте его по нескольким критериям. В нем не должно быть автоматических штрафов с работника, запрета работать у конкурента как самостоятельного условия, обязанности молчать о нарушениях закона, чрезмерно широкого определения тайны и ссылок на несуществующие нормы. Хороший шаблон учитывает ТК РФ, Закон № 98-ФЗ, Закон № 152-ФЗ и правила о материальной ответственности.

Онлайн-конструктор может помочь быстро создать структуру документа. Обычно конструктор удобен тем, что задает вопросы: кто работодатель, какая должность у работника, какие сведения защищаются, какой срок действия, какие локальные акты есть в компании. Но конструктор не знает, как у вас фактически устроена CRM, кто видит клиентскую базу, где хранятся договоры и маркируются ли документы.

Перед подписанием проверьте:

• есть ли конкретный перечень конфиденциальной информации;
• есть ли ссылка на положение о коммерческой тайне и персональных данных;
• нет ли незаконного штрафа;
• указаны ли исключения для обращений в государственные органы;
• понятно ли, что работник должен сделать после увольнения.

Фраза «скачать образец онлайн» не должна означать «подписать не глядя». Лучше скачать документ, адаптировать его, сверить с локальными актами и только потом использовать. Если бизнес связан с IT, производством, медициной, финансами, базами клиентов или ноу-хау, типовой вариант без доработки лучше не применять.

12. Итоговая структура соглашения и пример формулировок

Чтобы составить соглашение о конфиденциальности с работником, можно использовать следующую структуру. Это не единственно возможный вариант, но он закрывает основные практические вопросы.

1. Стороны и основание доступа.
Укажите работодателя, работника, должность и трудовой договор. Напишите, что доступ к конфиденциальной информации предоставляется в связи с исполнением трудовых обязанностей.

2. Термины.
Определите конфиденциальную информацию, коммерческую тайну, персональные данные, носители информации, третьих лиц. Не делайте определения слишком широкими.

3. Перечень сведений.
Вынесите перечень в приложение. Для отдела продаж это могут быть клиенты, скидки, коммерческие предложения. Для IT — код, архитектура, доступы, техническая документация. Для HR — персональные данные и кадровые документы.

4. Порядок доступа.
Укажите, через какие системы работник получает сведения: CRM, корпоративная почта, внутренние папки, электронный документооборот, бумажные документы, мессенджеры, таск-трекеры.

5. Запрещенные действия.
Запретите передачу третьим лицам, отправку на личную почту, копирование на личные носители, публикацию, использование после увольнения, передачу учетных данных.

6. Разрешенные действия.
Напишите, что работник может использовать информацию только для выполнения трудовых обязанностей и в пределах предоставленных прав доступа.

7. Возврат и удаление информации.
Пропишите возврат документов, оборудования, носителей, пропусков и прекращение доступа после увольнения или по требованию работодателя.

8. Срок действия.
Укажите, что обязанность действует во время работы и после увольнения до утраты информацией конфиденциального характера, если иной срок не установлен законом или работодателем.

9. Исключения.
Обязательно сохраните право работника обращаться в суд, государственную инспекцию труда, прокуратуру, правоохранительные органы и другие компетентные органы.

10. Ответственность.
Сошлитесь на ответственность в случаях и порядке, предусмотренных законодательством РФ, без фиксированных трудовых штрафов.

Пример рабочей формулировки:

«Работник подтверждает, что до подписания настоящего соглашения ознакомлен с Положением о коммерческой тайне, Политикой обработки персональных данных, Правилами использования информационных систем и иными локальными актами Работодателя, связанными с доступом к конфиденциальной информации».

Еще одна формулировка:

«Работник не вправе использовать конфиденциальную информацию Работодателя после прекращения трудового договора, в том числе для передачи клиентской базы третьим лицам, подготовки коммерческих предложений от имени иных лиц, ведения собственного бизнеса или работы в интересах другого работодателя».

И важная защитная оговорка:

«Настоящее соглашение не ограничивает право Работника обращаться в суд, государственную инспекцию труда, прокуратуру, правоохранительные органы, налоговые органы и иные компетентные органы за защитой своих прав или сообщать о нарушениях законодательства РФ».

В итоге правильное соглашение о конфиденциальности — это не один скачанный файл, а часть внутренней системы защиты информации. Работодатель может взять образец, использовать онлайн-конструктор, создать типовой шаблон для кадрового документооборота и затем адаптировать его под должности. Главное — не забыть о реальном режиме коммерческой тайны, персональных данных, порядке доступа и законной ответственности.

Если сделать документ понятным, работник будет лучше понимать свои обязанности, а работодатель получит больше шансов защитить информацию в суде. Но если ограничиться формальным NDA без перечня сведений, локальных актов и доказательств доступа, даже красивый шаблон не поможет.